Phó Nhóm Zalo Có Quyền Gì? Hướng Dẫn Cách Bổ Nhiệm

Trong quản lý cộng đồng trên Zalo web đăng nhập, việc phân quyền là yếu tố then chốt để duy trì trật tự và hiệu quả hoạt động. Nếu Trưởng nhóm là người sở hữu toàn quyền, thì Phó nhóm chính là “cánh tay đắc lực” giúp vận hành các đầu việc hàng ngày. Vậy cụ thể phó nhóm Zalo có quyền gì và làm thế nào để tối ưu hóa vai trò này? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn chi tiết nhất về quyền hạn và cách thức bổ nhiệm quản trị viên phụ năm 2026.

1. Giải đáp chi tiết phó nhóm Zalo có quyền gì?

Quyền hạn của phó nhóm được thiết kế để hỗ trợ trưởng nhóm kiểm soát nội dung và thành viên mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc cốt lõi của nhóm.

Phê duyệt và quản lý thành viên mới

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của phó nhóm là kiểm soát đầu vào. Khi nhóm bật chế độ “Phê duyệt thành viên mới”, phó nhóm có quyền đồng ý hoặc từ chối các yêu cầu tham gia. Quyền này giúp ngăn chặn các tài khoản rác, spam xâm nhập vào nhóm, đặc biệt là các nhóm cộng đồng lớn lên đến hàng nghìn người.

Quản lý nội dung và ghim tin nhắn quan trọng

Phó nhóm có quyền ghim các tin nhắn quan trọng lên đầu trang chat để mọi thành viên đều có thể theo dõi. Ngoài ra, họ còn có quyền xóa các tin nhắn vi phạm quy định nhóm của các thành viên khác. Điều này giúp giữ cho không gian thảo luận luôn sạch sẽ và đúng trọng tâm.

Thiết lập các quy định và thông báo nhóm

Phó nhóm có thể thay đổi bảng tin nhóm, cập nhật quy định và gửi thông báo cho toàn bộ thành viên. Trong phiên bản 2026, phó nhóm còn có quyền thiết lập các cuộc bình chọn (Poll) và quản lý kết quả để lấy ý kiến tập thể, hỗ trợ trưởng nhóm ra quyết định nhanh chóng.

2. Sự khác biệt giữa phó nhóm và trưởng nhóm

Dù có nhiều quyền hạn, nhưng phó nhóm vẫn bị giới hạn ở một số tính năng mang tính “chủ quyền”.

Giới hạn về việc giải tán và chuyển nhượng

Phó nhóm tuyệt đối không có quyền giải tán nhóm hoặc chuyển nhượng quyền trưởng nhóm cho người khác. Đây là quyền bảo mật cao nhất dành riêng cho người tạo lập nhóm để tránh trường hợp nhóm bị chiếm đoạt hoặc xóa bỏ ngoài ý muốn.

Quyền can thiệp vào các phó nhóm khác

Phó nhóm không thể bãi nhiệm hoặc thay đổi quyền hạn của các phó nhóm khác. Chỉ có trưởng nhóm mới có quyền điều chỉnh bộ máy quản trị viên. Quy định này nhằm đảm bảo tính phân cấp và tránh xung đột quyền lực trong nội bộ ban quản trị.

Quản lý các thiết lập bảo mật cấp cao

Các thiết lập như: thay đổi link tham gia nhóm, quản lý quyền của phó nhóm, hoặc cài đặt các tính năng trả phí của Zalo Business thường yêu cầu sự can thiệp trực tiếp của trưởng nhóm. Phó nhóm chủ yếu tập trung vào việc điều phối nhân sự và nội dung.

3. Hướng dẫn cách bổ nhiệm phó nhóm Zalo nhanh

Việc bổ nhiệm phó nhóm nên được thực hiện dựa trên sự tin tưởng và năng lực quản lý của thành viên.

Các bước bổ nhiệm phó nhóm trên điện thoại

Để bổ nhiệm, trưởng nhóm vào mục Tùy chọn (3 gạch ngang) > Xem thành viên > Chọn thành viên muốn bổ nhiệm > Nhấn vào tên họ và chọn Bổ nhiệm làm phó nhóm. Zalo cho phép bạn bổ nhiệm nhiều phó nhóm cùng lúc tùy theo quy mô của cộng đồng.

Cách bổ nhiệm quản trị viên trên Zalo PC

Trên máy tính, bạn nhấp vào biểu tượng Thông tin nhóm ở góc phải màn hình > Quản lý nhóm > Quản trị viên. Tại đây, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm tên thành viên và cấp quyền phó nhóm chỉ với vài cú click chuột.

Lưu ý khi lựa chọn thành viên làm phó nhóm

Trưởng nhóm nên chọn những người có thời gian online thường xuyên và am hiểu quy định nhóm. Việc bổ nhiệm sai người có thể dẫn đến tình trạng lạm quyền, xóa tin nhắn vô tội vạ hoặc gây mất đoàn kết nội bộ. Hãy luôn có một buổi trao đổi ngắn về trách nhiệm trước khi cấp quyền.

4. Cách phó nhóm quản lý thành viên hiệu quả

Phó nhóm cần nắm vững các công cụ để giữ cho nhóm hoạt động đúng mục đích.

Tính năng chặn và mời thành viên ra khỏi nhóm

Khi một thành viên vi phạm nghiêm trọng quy định (như gửi link lừa đảo, xúc phạm người khác), phó nhóm có quyền mời thành viên đó ra khỏi nhóm ngay lập tức. Thậm chí, phó nhóm có thể đưa họ vào “Danh sách chặn” để ngăn họ tham gia lại thông qua link nhóm.

Sử dụng AI để lọc tin nhắn vi phạm tự động

Trong năm 2026, phó nhóm có thể thiết lập các từ khóa cấm. Khi thành viên nhắn tin chứa từ khóa này, AI của Zalo sẽ tự động thu hồi hoặc cảnh báo. Phó nhóm đóng vai trò cấu hình các bộ lọc này để giảm tải việc giám sát thủ công.

Quản lý danh sách thành viên chờ phê duyệt

Đối với các nhóm kín kinh doanh, việc kiểm tra hồ sơ người tham gia là rất quan trọng. Phó nhóm có thể xem trang cá nhân của người yêu cầu tham gia để đánh giá xem họ có phù hợp với tiêu chí của nhóm hay không trước khi nhấn nút phê duyệt.

5. Tối ưu quyền phó nhóm trong Zalo Business

Trong môi trường doanh nghiệp, phó nhóm thường là quản lý cấp trung hoặc thư ký.

Phân quyền giao việc và theo dõi tiến độ

Phó nhóm trong nhóm Zalo Business có quyền sử dụng tính năng “Giao việc” (To-do). Họ có thể phân công nhiệm vụ cho từng thành viên, đặt deadline và nhận thông báo khi công việc hoàn thành. Đây là công cụ cực mạnh để quản lý hiệu suất làm việc nhóm.

Quản lý kho dữ liệu chung của nhóm

Phó nhóm có quyền tổ chức, sắp xếp và xóa các tệp tin trong mục “Kho tài liệu”. Điều này giúp các thành viên dễ dàng tìm kiếm báo cáo, hình ảnh hoặc hợp đồng quan trọng mà không cần cuộn lại lịch sử chat dài dằng dặc.

Tổ chức các cuộc họp trực tuyến (Zalo Video Call)

Phó nhóm có quyền khởi tạo và điều phối các cuộc gọi video nhóm. Họ có thể tắt tiếng thành viên khác để giữ trật tự cuộc họp hoặc chia sẻ màn hình để thuyết trình bài báo cáo, đóng vai trò như một người điều phối (Moderator) chuyên nghiệp.

6. Mẹo để phó nhóm vận hành nhóm bền vững

Một phó nhóm giỏi không chỉ sử dụng quyền lực mà còn cần sự khéo léo trong giao tiếp.

Luôn thống nhất ý kiến với trưởng nhóm

Trước khi thực hiện các thay đổi lớn như đổi tên nhóm, đổi ảnh đại diện hoặc xóa thành viên lâu năm, phó nhóm nên thảo luận với trưởng nhóm. Sự nhất quán trong ban quản trị sẽ tạo ra sự tin tưởng tuyệt đối từ phía thành viên.

Xây dựng bộ quy tắc ứng xử văn minh

Phó nhóm nên là người đi đầu trong việc tuân thủ các quy tắc. Khi nhắc nhở thành viên, hãy sử dụng ngôn từ lịch sự nhưng kiên quyết. Việc ghim một bản “Nội quy nhóm” ngắn gọn, dễ hiểu là cách tốt nhất để giảm thiểu các vi phạm không đáng có.

Luân phiên trực nhóm để đảm bảo an ninh

Trong các nhóm lớn có hoạt động 24/7, các phó nhóm nên chia ca để trực. Việc này đảm bảo các tin nhắn rác hoặc các sự cố phát sinh được xử lý ngay lập tức, tránh việc nhóm bị biến thành “bãi rác” quảng cáo trong lúc ban quản trị đang nghỉ ngơi.

Bảng so sánh: Quyền hạn giữa Trưởng nhóm và Phó nhóm 2026

Quyền hạn	Trưởng nhóm	Phó nhóm
Phê duyệt thành viên	Có	Có
Ghim/Xóa tin nhắn thành viên	Có	Có
Bổ nhiệm phó nhóm mới	Có	Không
Chuyển nhượng quyền quản trị	Có	Không
Giải tán nhóm vĩnh viễn	Có	Không
Giao việc và quản lý kho dữ liệu	Có	Có

Kết luận: Hiểu rõ phó nhóm Zalo có quyền gì giúp trưởng nhóm phân bổ nguồn lực hợp lý, đồng thời giúp phó nhóm tự tin hơn trong việc điều hành. Việc phân quyền đúng người, đúng thời điểm chính là chìa khóa để xây dựng một cộng đồng Zalo lớn mạnh, bền vững và chuyên nghiệp.